To jak będą ewidencjonowane środki trwałe o niskiej wartości powinno się ująć w polityce rachunkowości. Może to dotyczyć również aparatów telefonicznych, których cena nie przekracza 3,5 tys zł. Wiele osób zastanawia się między innymi jak ewidencjonować telefony komórkowe, które kupowane są na raty i będą płacone razem z rachunkami za usług telekomunikacyjne.

Zakup na raty nie ma żadnego znaczącego wpływy na to jaki powinien być sposób kwalifikacji tego zakupu w księgach rachunkowych. Jeśli zapłata odbywa się w ratach to będzie to jedynie miało wpływ na rozrachunki między dostawcą i odbiorcą. Na koncie przez okres czasu przeznaczony na spłaty będzie się pojawiać nierozliczone saldo zobowiązań dostawcy, które zmniejsza się z każdą płaconą ratą. Przedmioty o niskiej wartości mogą być uznawane za środki trwałe ale nie muszą. Decyzja będzie zależeć od kierownika jednostki. Zasada istotności wymaga jednak, by wyodrębnione były wszystkie zdarzenia, które są istotne do oceny sytuacji majątkowej oraz wyniki finansowego. Ustawa o rachunkowości będzie jedynie określać kryteria, które pozwalają zaliczyć środki do środków trwałych. Nie określa się jednak dolnej granicy, tym zajmuje się ustawa o CIT oraz ustawa o PIT. Każda jednostka w swojej polityce rachunkowej powinna brać pod uwagę ujmowanie środków trwałych o niskiej wartości. Jeśli nie zalicza się ich do środków trwałych wtedy ich wydanie do używania jest raczej traktowane jako zużycie ich na własne potrzeby i następuje odpisywanie pełnej wartości. Jeśli chce się zapewnić pełną kontrolę używania należy je pozaksięgowo wprowadzić do ewidencji i w ten sposób zapewnia się identyfikację poszczególnych przedmiotów. Dla środków trwałych, które mają niską wartość początkową można prowadzić odpisy amortyzacyjne i umorzenie w sposobie uproszczonym. W tych dwóch sposobach dokonywania odpisów o niskiej wartości mogą być równocześnie stosowane zasady, które przyjęte są przez jednostkę związane z zasadami rachunkowości. Ewidencja księgowa w przypadku kupowania telefonu na raty powinna przebiegać według ściśle określonych kroków. Po pierwsze ujmuje się fakturę za zakup telefonu na raty:

a) cena zakupu telefonu: strona Wn konta Rozliczenie zakupu,

b) VAT podlegający odliczeniu: strona Wn konta VAT naliczony i jego rozliczenie,

c) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy: strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami.

Ewidencja księgowa różnic kursowych

Po drugie trzeba zaksięgować rozliczenie zakupu telefonu. Tu są dwa sposoby postępowania:

a) gdy jest zaliczany do środków trwałych (przyjęcie środka trwałego do używania na podstawie dowodu OT): strona Wn konta Środki trwałe, strona Ma konta Rozliczenie zakupu,

b) gdy jest ujmowany w ciężar kosztów w momencie przekazania do używania (na podstawie dokumentu PK – polecenie księgowania): strona Wn konta Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta Rozliczenie zakupu. I na końcu trzeba pamiętać o sposobie ujęcia zapłaty raty za telefon według harmonogramu: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta Rachunek bieżący.

Jeśli bierze się pod uwagę cele podatkowe to zakup telefonu można bezpośrednio zaliczyć w koszty w momencie, gdy bierze się go w użytkowanie. Warunkiem koniecznym będzie uznanie go za środek trwały, które podlega amortyzacji i może być związany z prawem własności. Jest to również związane z okresem spłaty, który może się rozciągać powyżej roku i jednocześnie może się także odnosić do kwestii związanych z płatnościami rat za usługi telekomunikacyjne. Wtedy płatność na raty ma nieco inną formę i musi być to brane pod uwagę przy ewidencji kosztów prowadzenia działalności.