Gdy firma płaci zaliczkę na poczet dostawy w walucie obcej pojawia się konieczność ujęcia tego w księgach podatkowych. Co do zasady otrzymanie takiej zapłaty w części bądź w całości będzie powodowało powstanie obowiązku podatkowego i trzeba będzie na tą okoliczność przygotować fakturę. Postępowanie to będzie powielane przy dokonywaniu każdej wpłaty.

Jeśli faktura nie obejmuje całości trzeba na koniec przygotować fakturę końcową, rozliczeniową. Ten dokument pomniejsza się o sumę wpłat, jakie były dokonywane na poczet wcześniejszych faktur. Tym samym zmniejszać się będzie również suma podatku do zapłaty, który będzie wykazany w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Fakturę należy oczywiście wystawić w odpowiednim terminie i nie będzie tutaj miało znaczenia dla obowiązku podatkowego czy zaliczka będzie potwierdzona fakturą czy też nie. W praktyce często pojawiają się takie sytuacje, że podatnik przed dokonaniem dostawy będzie otrzymywał kilka zapłat i musi wystawić kilka faktur zaliczkowych. Kolejne faktury zaliczkowe nie muszą już mieć informacji o zaliczkowych fakturach wystawianych wcześniej do danego zamówienia. Jednak gdy już mamy ostateczną zapłatę to warto tutaj wspomnieć fakt zaistnienia wcześniejszych faktur zaliczkowych. Jeśli otrzymuje się zaliczkę w walucie obcej to pojawia się konieczność przeliczenia jej na złotówki według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego przed otrzymaniem zaliczki. Mogą się pojawiać różne różnice kursowe ale nie będzie to miało szczególnego znaczenia. Samo zaistnienie wpłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy nie będzie upoważniać do tego, by wpisywać taki fakt do kosztów podatkowych. Jedynie dopiero po wydatku definitywnym można taki koszt ująć w księgach podatkowych a zaliczka takiego definitywnego charakteru nie ma ponieważ może być zwrócona. W momencie, gdy zaliczka jest w walucie obcej to w ramach rozrachunków mogą się pojawić różnice kursowe i powstaną one dopiero w momencie. Gdy wydatek zostanie już zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Różnice Ustawa o CIT oraz ustawa o PIT mówi o tym jak powinno się ustalać różnice kursowe i jaką metodę podatkową powinno się zastosować. Różnice będą wtedy, gdy wartość poniesionego kosztu w walucie obcej po przeliczeniu według kursu ogłoszonego przez NBP będzie: -wyższa od wartości kosztu w dniu zapłaty - niższa od wartości kosztu w dniu zapłaty. W metodzie podatkowej różnice kursowe ustalane są wyłącznie od kwoty netto zobowiązania. Różnice dotyczące kwoty VAT są tutaj podatkowo obojętne. Odwrotne obciążenie w księgach rachunkowych Dla celów bilansowych wartość kosztu wyrażonego w walucie obcej będzie się przeliczać stosując średni kurs NBP z dnia, który poprzedza dzień, w którym została wystawiona faktura. Jednak w momencie, gdy otrzyma się fakturę zaliczkową a kurs nie jest znany to trzeba przyjąć kurs z dnia poprzedzającego dzień, w którym faktura była wystawiona. Potem dopiero można skorygować cenę, gdy będzie już znany właściwy kurs waluty końcowej. Rozchód z waluty obcej związany z wpłaceniem zaliczki wycenia się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego, który będzie poprzedzał zapłatę zaliczki. Ewidencja takiej zaliczki na kontach będzie przebiegać według następującego procesu.

Po pierwsze księgujemy rozchód waluty obcej z rachunku walutowego tytułem zaliczki:

strona Wn konta „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma konta „Rachunek walutowy”.

Po drugie trzeba ująć fakturę zaliczkową:

a) kwota brutto:strona Ma konta „Rozrachunki z dostawcami”;

b) kwota VAT podlegająca odliczeniu (wykazana na fakturze): strona Wn konta „VAT naliczony”;

c) wartość netto: strona Wn konta „Rozliczenie zakupu”.

Po trzecie księguje się fakturę końcową:

a) kwota brutto: strona Ma konta „Rozrachunki z dostawcami”;

b) kwota VAT podlegająca odliczeniu (wykazana na fakturze): strona Wn konta „VAT naliczony”;

c) wartość netto: strona Wn konta „Rozliczenie zakupu”. Trzeba jeszcze zaksięgować wykonaną usługę do kosztów: strona Wn konta „Usługi obce”, strona Ma konta „Rozliczenie zakupu”.

Ponadto zapłacić za pozostałą część zobowiązania: strona Wn konta „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma konta „Rachunek walutowy”. Do zaewidencjonowania pozostają jeszcze ewentualne różnice kursowe.