Delegacje to w średnich i dużych firmach rzecz powszednia. Wyjazdy służbowe pracowników i te krajowe i te zagraniczne podlegają rozliczeniom księgowym według zasad prawa podatkowego i rachunkowego. Ma tutaj zastosowanie artykuł 30 ustawy z 29 września 1994 roku oraz paragraf 20 rozporządzenia MpiPS z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi sfery budżetowej na delegacji.

W koszty delegacji krajowej czy zagranicznej wchodzą następujące składniki:

• diety

• zwrot kosztów podróży ( koszty przejazdów, koszty komunikacji miejskiej, koszty noclegów)

• zwrot innych kosztów, które poniósł pracownik i które uznał pracodawca wysyłający go na delegacje.

Rozliczanie wyjazdów służbowych odbywa się poprzez zaliczki. Pracownik, który zostaje przez pracodawcę wysłany w służbową podróż powinien dostać zaliczkę, która pokryje wydatki ponoszone podczas delegacji. Podróże zagraniczne nastręczają dodatkowych trudności w rozliczeniu kosztów, bo pojawiają się pytania o przeliczenia walutowe. Zaliczki otrzymywane przez pracownika można otrzymywać zarówno w polskich złotych( pracownik musi wyrazić na to zgodę ) albo w walutach obcych.

Wysokość zaliczki wypłacanej na pokrycie kosztów delegacji zagranicznej zależy od wstępnej kalkulacji kosztów. Zaliczka wypłacana w złotych polskich powinna stanowić równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej rozliczanego według średniego kursu złotego w stosunku do walut określanego przez Narodowy Bank Polski w dniu wypłaty zaliczki.

Rozliczenie zaliczki z podróży służbowej( czyli rozliczenia pracownika ze swoim pracodawcą) musi nastąpić najpóźniej 14 dni od zakończenia podróży służbowej, a kiedy rozliczenie stanie się faktem, koszty delegacji muszą być zaksięgowane jako tak zwane koszty rodzajowe. Przy rozliczaniu podatku dochodowego za moment poniesienia kosztów uznaje się dzień w którym na podstawie faktury, rachunku wpisuje się koszt do księgi rachunkowej. Koszty poniesione w walutach obcych trzeba przeliczyć na złote polskie według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień w którym ten koszt powstał.

Różnice kursowe nastręczają czasem trudności, ale stosując się do pewnych, sprawdzonych warunków ( wypłacanie i rozliczanie zaliczek w euro, jeżeli zaliczka jest niższa niż udokumentowane rachunkami, wtedy zwrot kosztów powinien być w złotych polskich, rozliczać zaliczkę według średniego kursu NBP) można ich łatwo uniknąć .